MENGOLAH QUERY PADA MICROSOFT OFFICE ACCESS

Dengan query, selain dapat menggabungkan beberapa tabel ke dalam suatu query, mengurut data, menyaring (filter) data sesuai dengan kriteria yang diinginkan, query juga dapat menambahkan field dengan rumus (formula) baik perhitungan matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel, seperti fungsi logika IF dan String.

Menambah Field dengan Rumus (Formula)

           Di dalam query kita dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, kita dapat menambahkan field baru “TOTAL HARGA”, yaitu perkalian antara “HARGA” dengan “UNIT”.

           Setelah kita membuka jendela query, maka klik “Design View”. Kemudian kita tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak di bawah ini, kemudian klik “Run”.

Setelah kita klik “Run” maka secara otomatis akan terdapat field baru pada data kita, yaitu field “TOTAL HARGA”. Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut.

            Kita dapat menambahkan field baru sesuai yang kita inginkan. Misalnya kita akan menambah field “DISKON” sebesar 5%, maka tambahkan field baru di kolom terakhir dengan mengetikkan rumus DISCOUNT : [0,05]*[TOTAL HARGA]. Kemudian klik “Run”.

Setelah kita klik “Run” maka akan muncul perintah “Enter Parameter Value”, kemudian ketikkan angka “0,05” lalu klik “OK”.

Secara otomatis akan muncul field baru pada data kita, yaitu field “DISCOUNT”. Tampilan akan tampak seperti di bawah ini.

Fungsi Logika

            Tidak dapat dipungkiri, di dalam dunia kerja sering kita jumpai permasalahan yang tidak dapat diselesaikan hanya dengan menggunakan perumusan sederhana. Bahkan sering terjadi suatu permasalahan dengan menawarkan beberapa alternatif pemecahan, tergantung pada ketentuan yang berlaku untuk masing-masing pemecahan. Permasalahan semacam ini di dalam Microsoft Access dapat diselesaikan dengan menggunakan fungsi Logika.

            Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).

a.      Ekspresi atau Pernyataan Logika

Jika kita menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding).

b.      Operator Relasi

Operator Relasi	Artinya
=	Sama dengan
<	Lebih kecil
>	Lebih besar
<=	Lebih kecil atau sama dengan
>=	Lebih besar atau sama dengan
< >	Tidak sama dengan

c.       Fungsi Logika AND

Fungsi AND akan menghasilkan TRUE apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

Contoh Operator Logika AND:

DISCOUNT VIXION ADVANCE : IIf([NAMA MOTOR]=”VIXION ADVANCE” And [UNIT]>=10;0,05;0)*[TOTAL HARGA]

(ketikkan rumus tersebut pada kolom terakhir)

Kemudian klik “Run”, maka akan muncul perintah “Enter Parameter Value” kemudian ketik angka “0,05” lalu klik “OK”.

Setelah itu akan muncul field baru, yaitu “DISCOUNT VIXION ADVANCE”. Jika ditampilkan, akan tampak seperti di bawah ini.

d.     Fungsi Logika OR

Fungsi OR akan menghasilkan TRUE bila hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE bila hasilnya SALAH.

Contoh Operator Logika OR:

HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOTOR]=”NINJA 250FI” Or [NAMA MOTOR]=”BMW G310R”;160000000;250000000)

(ketikkan rumus tersebut pada kolom terakhir)

Kemudian klik “Run”, maka akan muncul perintah “Enter Parameter Value” kemudian ketik angka “0,05” lalu klik “OK”.

Setelah itu akan muncul field baru, yaitu “HARGA SATUAN”. Jika ditampilkan, akan tampak seperti di bawah ini.

e.      Fungsi Logika IIF

Fungsi Logika IIF Tunggal, digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah.

Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal adalah:

            IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1, Perintah-2)

Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang akan dilaksanakan.

Contoh kasus Fungsi Logika IIF Tunggal:

Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=13, maka BONUS = I-Phone 6S. Sedangkan jika jumlah UNIT<13, maka BONUS = Samsung S7 Edge.

Rumusnya adalah:

            BONUS : IIF([UNIT]>=13;”I-Phone 6S”;”Samsung S7 Edge”)

Atau rumusnya terbalik yang lebih kecil yang diuji

            BONUS : IIF([UNIT]<13;”Samsung S7 Edge”;”I-Phone 6S”)

(ketikkan rumus tersebut pada kolom terakhir)

Kemudian klik “Run”, maka akan muncul perintah “Enter Parameter Value” kemudian ketik angka “0,05” lalu klik “OK”.

Setelah itu akan muncul field baru, yaitu “BONUS”. Jika ditampilkan, akan tampak seperti di bawah ini.

Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested), artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.

Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Majemuk adalah:

IIF(Ekspresi Logika-1, Perintah-1,IIF(Ekspresi Logika-2, Perintah-2,....,IIF(Ekspresi Logika-n, Perintah-xn,yn)))

Contoh kasus Fungsi Logika IIF Majemuk:

Isilah kolom DISCOUNT TOTAL dengan ketentuan sebagai berikut:

-       Jika TOTAL HARGA >=1.000.000.000 (di atas = 1 Milyar), maka DISCOUNT TOTAL = 20% dari TOTAL HARGA

-        Jika TOTAL HARGA >=500.000.000 (di atas = 500 Juta), maka DISCOUNT TOTAL = 15% dari TOTAL HARGA

-        Jika TOTAL HARGA >=250.000.000 (di atas = 250 Juta), maka DISCOUNT TOTAL = 10% dari TOTAL HARGA

-       Jika TOTAL HARGA >=50.000.000 (di atas = 50 Juta), maka DISCOUNT TOTAL = 5% dari TOTAL HARGA

-         Jika TOTAL HARGA <50.000.000 (di bawah 50 Juta), maka DISCOUNT TOTAL = 0% dari TOTAL HARGA

Rumusnya adalah:

DISCOUNT TOTAL : IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000;0,2;IIf([TOTAL HARGA]>=500000000;0,15;IIf([TOTAL HARGA]>=250000000;0,1;IIf([TOTAL HARGA]>=50000000;0,05;0))))*[TOTAL HARGA]

(ketikkan rumus tersebut pada kolom terakhir)

Kemudian klik “Run”, maka akan muncul perintah “Enter Parameter Value” kemudian ketik angka “0,05” lalu klik “OK”.

Setelah itu akan muncul field baru, yaitu “DISCOUNT TOTAL”. Jika ditampilkan, akan tampak seperti di bawah ini.

Fungsi String 

        Fungsi Teks (String) atau biasanya disebut Fungsi Karakter memuat fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric) serta karakter-karakter khusus.

           Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks harus diapit dengan tanda petik (“). Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-fungsi lain seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string).

a.      Fungsi Left

Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Left adalah:

      LEFT([Nama_Field],Jumlah karakter)

Contoh rumus Fungsi Left:

KODE 1 : LEFT([NAMA MOTOR];3)

(ketikkan rumus tersebut pada kolom terakhir. Pada contoh kali ini kita menggunakan Query baru, yaitu “QUERY PENJUALAN” )

Kemudian klik “Run”.

Setelah itu akan muncul field baru, yaitu “KODE 1”. Jika ditampilkan, akan tampak seperti di bawah ini.

b.      Fungsi Right

Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Right adalah:

      RIGHT([Nama_Field],Jumlah karakter)

Contoh rumus Fungsi Right:

KODE 2 : RIGHT([NAMA MOTOR];3)

(ketikkan rumus tersebut pada kolom terakhir)

Kemudian klik “Run”.

Setelah itu akan muncul field baru, yaitu “KODE 2”. Jika ditampilkan, akan tampak seperti di bawah ini.

c.    Fungsi Mid

Digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Mid adalah:

      MID([Nama_Field],Kedudukan_Mulai,Jumlah karakter)

Contoh rumus Fungsi MID:

KODE 3 : MID([NAMA MOTOR];3;1)

(ketikkan rumus tersebut pada kolom terakhir)

Kemudian klik “Run”.

Setelah itu akan muncul field baru, yaitu “KODE 3”. Jika ditampilkan, akan tampak seperti di bawah ini.

Kombinasi Fungsi Logika IF dengan Fungsi Fungsi String (Left, Right, Mid)

             Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi logika IF dan fungsi String. Artinya untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks.

             Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID)

 Sebelumnya buatlah tabel baru dengan nama “PENJUALAN MOTOR” yang hanya berisi field “KODE MOTOR”, setelah itu buatlah Query baru dengan nama “QUERY PENJUALAN MOTOR” dengan field “KODE MOTOR”.

            Ketentuan:

1.      Tambahkan field NAMA MOTOR pada kolom kedua dengan ketentuan, diambil karakter ke-1 dan ke-2 dari KODE MOTOR, jika:

-        Kode Motor = 10, maka Nama Motor = CBR 150R

-        Kode Motor = 11, maka Nama Motor = VIXION ADVANCE

-        Kode Motor = 12, maka Nama Motor = NINJA 250FI

-        Kode Motor = 13, maka Nama Motor = SATRIA F150

-        Kode Motor = 14, maka Nama Motor = BMW G310R

2.      Tambahkan field BUATAN pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil dari karakter ke-3 dari KODE MOTOR, jika:

-        Kode Motor C, maka Buatan = HONDA

-        Kode Motor V, maka Buatan = YAMAHA

-        Kode Motor N, maka Buatan = KAWASAKI

-        Kode Motor S, maka Buatan = SUZUKI

-        Kode Motor B, maka Buatan = BMW INDONESIA

3.      Tambahkan field DETAIL MOTOR pada kolom keempat dengan ketentuan, diambil 1 karakter terakhir dari KODE MOTOR, jika:

-        Kode Motor D, maka Detail Motor = Full Injection Type 150

-        Kode Motor S, maka Detail Motor = Full Injection Type Advance

-        Kode Motor A, maka Detail Motor = Full Injection Type 250

-        Kode Motor J, maka Detail Motor = Injection Type 150

-        Kode Motor N, maka Detail Motor = Full Injection Type G310R

           

            Rumusnya adalah sebagai berikut:

            NAMA MOTOR

NAMA MOTOR : IIf(Left([KODE MOTOR];2)="10";"CBR 150R";IIf(Left([KODE MOTOR];2)="11";"VIXION ADVANCE";IIf(Left([KODE MOTOR];2)="12";"NINJA 250FI";IIf(Left([KODE MOTOR];2)="13";"SATRIA F150";IIf(Left([KODE MOTOR];2)="14";"BMW G310R")))))

            BUATAN

BUATAN : IIf(Mid([KODE MOTOR];3;1)="C";"HONDA";IIf(Mid([KODE MOTOR];3;1)="V";"YAMAHA";IIf(Mid([KODE MOTOR];3;1)="N";"KAWASAKI";IIf(Mid([KODE MOTOR];3;1)="S";"SUZUKI";IIf(Mid([KODE MOTOR];3;1)="B";"BMW INDONESIA")))))

            DETAIL MOTOR

DETAIL MOTOR : IIf(Right([KODE MOTOR];1)="D";"Full Injection Type 150";IIf(Right([KODE MOTOR];1)="S";"Full Injection Type Advance";IIf(Right([KODE MOTOR];1)="A";"Full Injection Type 250";IIf(Right([KODE MOTOR];1)="J";"Injection Type 150";IIf(Right([KODE MOTOR];1)="N";"Full Injection Type G310R")))))

Menghitung Total dalam Query

Salah satu kelebihan Access adalah pada objek query kita dapat menghitung Total (Sum, Avg, Max, Min dan lain sebagainya).

Berikut adalah langkah-langkahnya:

1.      Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View.

2.      Pada group Records, klik “Totals” hingga muncul baris baru di bawah data bernama “Total”.

3.      Misalnya kita memilih field HARGA untuk dijumlahkan.

4.      Pada tombol pilihan akan muncul fungsi yang ingin kita hitung, misalnya SUM.

     Maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi SUM.

 

Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total

Kita dapat membuat Kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat Totalnya masih aktif.

Contoh: Jumlahkan semua kendaraan yang mempunyai NAMA MOTOR CBR 150R atau VIXION ADVANCE. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1.      Tampilan harus dalam keadaan Design View.

2.      Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOTOR ketikkan CBR 150R. Sedangkan pada baris Or, kolom NAMA MOTOR ketikkan VIXION ADVANCE.

3.      Jika ditampilkan, maka hasilnya akan tampak seperti di bawah ini:

                                       

Semoga Bermanfaat :)