Pengertian Otomatisasi
Perkantoran
Otomatisasi
perkantoran atau juga disebut Office Automation adalah semua sistem informasi
formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada
dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata
lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Tujuan otomatisasi kantor
adalah untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapakan sebagai alat pemecah
masalah, otomatisasi perkantoran dapat memberikan kemampuan antar manager untuk
saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
Secara umum
otomatisasi perkantoran dianggap sebagai salah satu cara untuk mengingktakan
produktivitas, yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih
menarik, serta mampu menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan
keputusan. Kenyataannya otomatisasi perkantoran tidak hanya digunakan khusus
untuk orang-orang di dalam kantor saja, melainkan untuk semuanya dan biasanya
otomatisasi perkantoran digunakan oleh semua orang dalam memudahkan komunikasi.
Kategori Pemakai Otomatisasi
Perkantoran
1)
Manager
: bertugas mengelola sumber daya perusahaan terutama dalam hal SDM.
2) Profesional
: biasanya tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya.
3) Sekretaris
: bertugas dalam menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4) Pegawai Administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan
dokumen, dan mengirimkan surat.
Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran
1) Proses
yang terjadi di perkantoran
seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2) Otomatisasi
kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju
aplikasi yang terencana dan terpadu.
3) Otomatisasi
kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4) Otomatisasi
kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang
lebih baik.
5) Otomatisasi
kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai
pengganti.
Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran bertujuan
untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah,
otomatisasi perkantoran dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling
melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan
lebih cepat.
Otomatisasi
Perkantoran dapat meningkatkan produktivitas kerja melalui:
1) Meminimalkan/Penghindaran
Biaya
Komputer tidak
menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang
diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2) Pemecahan
Masalah Kelompok
Otomatisasi
kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan
komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
3) Pelengkap
Bukan Pengganti
Otomatisasi kantor tidak akan menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional percakapan
tatap muka, percakapan telepon, pesan
tertulis pada memo, dan sejenisnya.
4) Penggabungan
dan Penerapan Teknologi
Misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet,
satelit, dan lain-lain.
5) Memperbarui
Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor
Produk otomatisasi kantor memungkinkan para pekerja kantor
ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
Manfaat Otomatisasi Perkantoran
1) Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat.
2) Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar.
3) Memerlukan sedikit tempat menyimpan data.
4) Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan
dalam hal perubahan jadwal.
Dampak
Positif Otomatisasi Perkantoran
1) Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
2) Pekerjaan-pekerjaan yang
menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin.
3) Lebih mudah dan cepat dalam
memperbaiki kesalahan-kesalahan.
4)Bertambahnya kesempatan dalam
bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, progammer dan rekayasa
software.
5) Kesempatan untuk memperpendek
dari kerja setiap minggu.
6) Lebih sedikit pekerjaan.
Dampak
Negatif Otomatisasi Perkantoran
1) Cenderung karyawan menjadi
“machine-minders”.
2) Masalah kesehatan sebagai ekses
dari peralatan seperti layar, printer, dan sebagainya.
3) Kehilangan kontak personal,
karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
4) Implikasi terhadap pemberi
pekerjaan.
5) Memerlukan waktu untuk perubahan
dari sistem manual ke sistem elektronik.
6) Menimbulkan keresahan pada
sementara karyawan pada tahap penerapan.
7) Tidak seluruh software yang
tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Contoh
Implementasi Otomatisasi Perkantoran
Contoh salah satu penggunaan otomatisasi
perkantoran yang terkenal saat ini adalah penggunaan video conference dimana
teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi
secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Video conference ini
sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan
manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang
terjadi. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang
sangat besar dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di
suatu tempat.
Telekomunikasi
Telekomunikasi adalah
teknik pengiriman atau penyampaian infomasi,
dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan telekomunikasi,
bentuk komunikasi jarak
jauh dapat dibedakan atas tiga macam:
1)
Komunikasi Satu Arah (Simplex)
Dalam komunikasi satu arah (Simplex)
pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang
berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : pager, televisi,
dan radio.
2)
Komunikasi Dua Arah (Duplex)
Dalam komunikasi dua arah (Duplex)
pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan
melalui media yang sama. Contoh : Telepon dan VOIP.
3)
Komunikasi Semi Dua Arah (Half
Duplex)
Dalam komunikasi semi dua arah (Half
Duplex) pengirim dan penerima informasi berkomunikasi secara bergantian
namun tetap berkesinambungan. Contoh : Handy Talkie, FAX, dan Chat Room.
Untuk bisa melakukan telekomunikasi,
ada beberapa komponen untuk mendukungnya yaitu:
1)
Informasi : merupakan data yang
dikirim/diterima seperti suara, gambar, file, tulisan.
2)
Pengirim : mengubah informasi
menjadi sinyal listrik yang siap dikirim.
3)
Media transmisi :
alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima. Karena dalam
jarak jauh, maka sinyal pengirim diubah lagi (dimodulasi)
dengan gelombang radio, kemudian diubah menjadi gelombang elektromagnetik dan
dipancarkan dengan alat bernama Antena,
agar dapat terkirim jarak jauh.
4)
Penerima : menerima
sinyal elektromagnetik kemudian
diubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari
pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan
yang dikirimkan.
Dalam mengubah informasi
menjadi sinyal listrik yang siap dikirim, ada dua cara pengiriman yang dipakai,
yaitu:
1. Sinyal analog, mengubah bentuk
informasi ke sinyal analog dimana sinyal berbentuk gelombang listrik yang
kontinue (terus menerus) kemudian dikirim oleh media transmisi.
2. Sinyal digital, dimana setelah
informasi diubah menjadi sinyal analog kemudian diubah lagi menjadi sinyal yang
terputus-putus (discrete). Sinyal yang terputus-putus dikodekan dalam sinyal
digital yaitu sinyal "0" dan "1".
Dalam
pengiriman sinyal melalui media transmisi, sinyal analog mudah terkena gangguan
terutama gangguan induksi dan cuaca, sehingga di sisi penerima sinyal tersebut
terdegradasi. Sementara untuk sinyal digital tahan terhadap gangguan induksi
dan cuaca, selama gangguan tidak melebih batasan yang diterima, sinyal masih
diterima dalam kualitas yang sama dengan pengiriman.
Personal Computer (PC)
Komputer pribadi (PC) adalah sebuah komputer yang dirancang untuk penggunaan umum oleh
satu orang. PC pertama kali dikenal sebagai mikrokomputer karena PC adalah
komputer yang lengkap tapi di bangun pada skala yang lebih kecil.
Jenis-jenis personal computer (PC) adalah sebagai
berikut:
Desktop
Komputer
Desktop adalah sebuah PC yang tidak dirancang untuk mudah dibawa
(portabilitas). Tujuannya jelas agar anda mengatur (set) komputer di lokasi permanen.
Desktop lebih baik dari PC dalam hal "power" dan penyimpanan
(storage).
Laptop
Laptop
sering juga disebut notebook adalah komputer portabel yang mengintegrasikan
layar, keyboard, perangkat penunjuk (mouse, trackball), prosesor, memori dan
hard drive yang semua dayanya disuplai dari baterai.
PDA
Personal
Digital Assistant (PDA) komputer terintegrasi yang sering menggunakan flash
memory daripada hard drive sebagai media penyimpanannya. Komputer ini biasanya
tidak memiliki keyboard, tetapi menggunakan teknologi layar sentuh (touch
screen) untuk masukan (input) pengguna. Versi komputer jenis ini yang sedikit
lebih besar dan lebih berat adalah Handheld Computer (komputer genggam).
Workstation
Workstation
sebenarnya adalah sebuah komputer desktop yang memiliki prosesor yang lebih
kuat, memori tambahan dan peningkatan kapabilitas.
Server
Sebuah
komputer yang dirancang dan telah dioptimalkan khusus untuk menyediakan layanan
(service) untuk komputer lain.
Mainframe
Pada
era awal berkembangnya teknologi komputasi, komputer mainframe berukuran sangat
besar bahkan dapat mengisi seluruh ruangan. Sekarang Mainframe tidak sebesar
dulu (contoh berat minimum mainframe jenis IBM System z10 Enterprise adalah
1,25 Ton dan berat maksimum 2,3 Ton) dan masih digunakan oleh
perusahaan-perusahaan besar untuk pengolahan jutaan transaksi/lintas data
setiap harinya.
Mini Computer
Istilah
Minicomputer sudah jarang digunakan, sekarang biasa disebut dengan Mid-Range
Server. Kekuatan dari komputer jenis ini masih di bawah Mainframe.
Super
Computer
Jenis
komputer ini biasanya menghabiskan biaya yang sangat mahal. Pada sebagian besar
jenis dari komputer ini, super komputer terdiri dari gabungan beberapa komputer
yang mempunyai kinerja tinggi yang bekerja secara paralel sebagai sebuah sistem
tunggal. Superkomputer yang paling terkenal saat ini adalah Superkomputer Cray.
Tablet
Laptop
Macam-Macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Penggunaan komputer sudah sangat
memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan menggunakan teknologi
komputerisasi dalam perkantoran, hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor
menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam
pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat
dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran
yang dapat digunakan.
1) Aplikasi Pengolah Kata
Aplikasi pengolah kata Word
Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat
melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik
di ketik dan kemudian mencetak dokumen tersebut.
Word Processing memberikan
pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat
komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain.
Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat elektronik yang secara
otomatis dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen
yang ditik, dicetak maupun dikirim menggunakan email.
Jenis aplikasi pengolah kata yang
sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen kantor adalah Ms. Word. Namun
aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata
yang dapat digunakan secara gratis adalah Libre.
2) Surat Elektronik (e-mail)
Surat
elektronik atau yang sering dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil
ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat
penyimpanan.
Terdapat 2
jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut
dapat digunakan secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail
dikeluarkan oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan oleh
Yahoo.
Adapun beberapa manfaat e-mail
diantaranya adalah seperti berikut ini:
a. E-mail
dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di
seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal.
b. Dengan
e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat
cepat.
c. Dapat
mengirim kepada lebih dari satu orang dengan saat bersamaan.
d. Dapat
mempermudah komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia.
e. Digunakan
untuk berlangganan informasi tertentu secara periodik.
Beberapa fungsi e-mail dalam alat komunikasi diantaranya adalah:
a. Alat
komunikasi yang mudah, murah dan cepat.
b. Dapat
mengirimkan file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya.
c. Dapat
mengirim ke beberapa orang sekaligus secara bersamaan.
d. Dapat
digunakan untuk mengirimkan surat atau ucapan selamat kepada keluarga di
kampung halaman atau di luar negeri.
e. Dalam
bidang bisnis, untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen
penting.
3)
Voice
Mail
Hampir
sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam
telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan.
Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan
tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon
untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Voice
mail memerlukan komputer dengan
kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya
kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.
4)
Kalender
Elektronik
Kalender
elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara
yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus
diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi
bukan sebagai media komunikasi. Cara kerja kalender elektronik mirip seperti
organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan,
membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard.
5) Konferensi
Audio (Audio Conferencing)
Konferensi
audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan
melaksanakan konferensi. Telepon konferensi merupakan bentuk pertama dan masih
digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan
fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan
konferensi audio adalah sebagai berikut:
a.
Biaya peralatan yang diperlukan
untuk konferensi audio tergolong standar
b.
Orang-orang merasa nyaman berbicara
di telepon
c.
Konferensi audio dapat disiapkan
dalam waktu singkat
6) Konferensi Video
Konferensi
video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta
konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan
hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konferensi video dapat
dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk
konferensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah Skype.
7)
Web Conference
Web conference
atau biasa juga disebut webinars
adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream
(aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara
simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing)
atau melakukan slide presentation.
Untuk
menjalankan web conference
biasanya menggunakan aplikasi (software) khusus yang disediakan oleh provider
web conference dengan cara berlangganan, dan memanfaatkan teknologi
internet khususnya TCP/IP connection.
Berbeda
dengan video conference, untuk melakukan web conference cukup
menggunakan perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat multimedia yang
memadai seperti webcam, microphone dan speaker, serta
koneksi internet. Dengan fitur yang lebih banyak, perangkat web conference
lebih sederhana dibanding video conference biasa. Web conference banyak digunakan
untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.
8)
Faxsimile
Fax
merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan
peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat
sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan
masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa
dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat
ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan.
Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian
peralatan fax tidak sulit.
9)
Slide
Presentase
Slide
presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi
yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan
dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide
presentase adalah Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat
efektif sekali untuk menunjang pegawai dalam melakukan presentase.
10) Pencitraan
(Imaging)
Beberapa
perusahaan memiliki volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan
dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika
diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan
tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik
menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan Scanner. Dengan menggunakan scanner maka
dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan yang cukup luas, dapat
diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner dihubungkan
dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut
kemudian memindai men-scan nya lalu merubah ke dalam bentuk digital.
Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat mencetaknya
menggunakan printer.
11)
Aplikasi Pengolah Angka
Aplikasi
pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi
pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan
akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga
meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan. Aplikasi pengolah angka yang paling
banyak digunakan adalah Ms. Excel yang merupakan saudara Ms. Word.
Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi
yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi Libre.
REFERENSI
Anonim. 2014. Hakekat
Otomatisasi Perkantoran. https://agensosisfalah.wordpress.com/2014/09/01/hakekat-otomatisasi-perkantoran/. Di akses 19 Maret 2015 (21:30)
Fepy. 2013. Otomatisasi
Perkantoran. http://fepy1202.blogspot.com/2013/01/otomatisasi-perkantoran.html. Diakses 19 Maret 2015 (21:04)
Dino, Anugerah. 2014.
Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html. Diakses 19 Maret 2015 pukul (20:05)
Lss,
Simamora. 2014. Pengantar Administrasi Perkantoran ; Otomatisasi Kantor/Office
Automation (OA). http://smkdamosgue.blogspot.com/2014/11/pengantar-administrasi-perkantoran.html. Diakses 19 Maret 2015 (19:10)
Anonim. 2015. Telekomunikasi. http://id.wikipedia.org/wiki/Telekomunikasi. Diakses pada 20 Maret 2015
(20:00)
Wulanda,
Winda. 2013. Komputer Pribadi (PC). http://windawulanda.blogspot.com/2013/01/komputer-pribadi-pc.html. Diakses 20 Maret 2015 (07:00)
Anonim.
Tahun tidak tercantum. Pengertian dan Definisi dari Email. http://www.g-excess.com/pengertian-dan-definisi-dari-email-e-mail-adalah.html.
Diakses 21
Maret 2015 (20:30)
Anonim.
2014. Mengenal Jenis-Jenis Telekonferensi. http://www.kongkow.com/blog/read/mengenal-jenisjenis-telekonferensi. Diakses 21 Maret 2015 (20:40)
Mo2ntutoria.
Tahun tidak tercantum. Otomasi Perkantoran. https://mo2ntutorial.wordpress.com/mata-kuliah/otomasi-perkantoran/. Diakses 27 Maret 2015
(08:24)
