MESIN KANTOR ELEKTRONIK (ELECTRONIC OFFICE MACHINE)

Sebelum membahas contoh-contoh mesin kantor elektronik, alangkah baiknya kita mengetahui definisi dari mesin elektronik. Mesin elektronik adalah mesin dengan rangkaian komponen elektronik, yang hanya dapat digerakkan dengan tenaga listrik.

Adapun contoh-contoh serta pembahasan dari mesin kantor elektronik adalah sebagai berikut:

A.   Mesin Ketik Elektronik (Electronic Typewriter)

Mesin tik elektronik (electronic typewriter) adalah  mesin tik yang bekerja secara elektronis dengan mempergunakan sumber tenaga (power source) dari battery atau AC adaptor.

Ciri-Ciri

1)    Mesin ketik elektronik dilengkapi dengan pita penghapus yang dapat menghapus jika ada kesalahan.

2)    Mesin ketik elektronik memiliki lebih dari satu tipe huruf.

3)    Gandaran pada mesin ketik elektronik tidak bergerak.

4)    Mesin ketik elektronik tidak menggunakan pangkal huruf.

5)    Tenaga penggeraknya menggunakan bantuan listrik yang pasti membedakan dengan mesin ketik manual.

6)    Tenaga kerja mesin ketik elektronik bekerja secara mekanis.

7)  Mesin ketik elektronik terdapat saklar on atau off switch pada bawah tuts-tuts huruf di keyboard.

Cara Kerja

1)    Hidupkan Mesin Tik.

2)    Putar ke atas pemandu kertas dan menempatkan selembar kertas belakang roller.

3)    Gulung kertas ke tempatnya.

4)    Tekan tombol di ujung roller untuk membebaskan kertas untuk penyesuaian kecil.

5)    Sesuaikan kertas dan tekan tombol lagi untuk mengencangkan roller.

6)    Mengatur spasi baris dengan tuas kunci di atas mesin tik atau belakang roller.

7)   Tempatkan tangan Anda pada tombol, dengan jari telunjuk Anda pada tombol F dan J dan jari kelingking Anda pada tombol A dan titik koma.

8)    Ketik tepat dan sengaja sampai Anda mendengar bel marjin (jika ada).

9)  Dorong tuas carriage return dari kiri ke kanan, atau tekan Enter pada mesin tik listrik, dan mulai mengetik lagi.

10) Lanjutkan sampai Anda mencapai bagian bawah kertas.

11) Jika Anda membuat kesalahan, gunakan cairan koreksi atau menghapusnya (jika Anda menggunakan kertas dihapus) dan jenis atas kesalahan.

12) Ulangi dengan selembar kertas baru.

Perbedaan Mesin Ketik Elektro Mekanis dan Mesin Ketik Elektronis 

Perbedaan antara mesin ketik elektro mekanis dan mesin ketik elektronis adalah bahwa mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak (seperti roda gigi dan luas), tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis. Bila sebuah tombol ditekan, suatu kode digital diteruskan ke kepala huruf dan memerintakan apa yang harus yang dilakukan.

Dewasa ini, produksi mesin ketik elektro mekanis yang menggunakan bola cetak seperti bola golf semakin berkurang. Kebanyakan mesin ketik elektronis menggunakan roda huruf yang dikenal sebagai daisy wheel.

Mesin ketik elektronik, mempunyai lebih banyak keistimewaan yang dapat meningkatkan produktifitas dan presentasi pengetikan. Mesin ini juga lebih tidak berisik dan memberikan peluang untuk meningkatakan dan dapat memberikan peluang untuk meningkatkan dan untuk dihubungkan dengan komputer mikro. 

Jenis-Jenis Memori Mesin Ketik Elektonik

1)    Mesin yang hanya dapat mengoreksi

Mesin ini mempunyai memori kecil yang menyimpan (sekitar enam hingga beberapa ratus karakter huruf) apa yang baru saja diketik/koreksi dapat dibuat dengan satu pukulan tombol yang mengangkat kesalahan ketik dan huruf yang benar menggantikannya. Mesin ini memiliki keistimewaan lain (misalnya spasi yang proporsional), tetapi tidak memiliki memori yang dapat menyimpan teks untuk pengetikan ulang dan pengeditan.

2)    Mesin yang dapat menyimpan

Mesin ini memungkinkan paragraf yang kerap digunakan surat singkat, dan sebagainya untuk diketik secara otomatis (20 karakter per detik) dan menggabungkannya dengan teks lain. Memorinya dapat mencapai lebih dari 100 karakter.

3)    Mesin yang dapat digunakan untuk mengedit

Mesin ini memiliki memori yang jauh lebih besar hingga 64.000 karakter. Teks dapat disimpan dan diedit dan memiliki peraga satu baris sekitar 30 karakter agar baris bersangkutan dapat diperiksa atau diperbaiki.

Fasilitas-Fasilitas Utama Mesin Ketik Elektronik

1)    Koreksi pengangkatan otomatis.

Mesin ketik elektronik memiliki memori koreksi yang mengingat karakter yaang baru saja diketik. Koreksi dilakukan dengan menekan sebuah tombol untuk mundur dan secara otomatis mengingat karakter yang salah.

2)  Ada mesin yang hanya dapat mengoreksi satu baris, yang lain lagi dapat mengoreksi karakter yang tersebar pada beberapa baris.

(NB: Mesin ketik yang dapat digunakan untuk mengedit melakukan pengeditan didalam memori mesin sehingga tidak perlu membuat koreksi pengangkatan atas apa yang telah diketik di atas kertas).

3)    Peraga baris (line display).

Banyak mesin yang memiliki peraga LED (Light Emitting Diode) yang memperlihatkan 10 hingga 40 karakter sehingga memungkinkan dilakukannya koreksi pada peraga sebelum dicetak. Kata-kata di dalam memori dapat dipanggil pada peraga baris untuk pengecekan atau pengubahan.

4)    Spasi dan pitch yang profesional.

Jumlah karakter yang dapat diketik pada satu inci disebut pitch. Spasi yang proporsional mengubah-ubah jumlah karakter dalam satu inci sebanding dengan ukuran individualnya sehingga menghasilkan efek yang rapi.

5)    Fasilitas pengeditan.

Pengeditan dasar adalah koreksi yang dibuat karakter sehingga sangat lambat bila orang lain ingin menghapus sejumlah kata. Tidak mudah untuk mengubah kata atau kalimat di dalam dokumen karena kata atau kalimat itu harus dihapus lebih dahulu dan kemudian diketik kembali. Mesin yang lebih mahal memungkinkan penghapusan blok teks atau pemindahan teks dari satu bagian ke bagian lain. Ada pula mesin yang memiliki fasilitas mailmerge.

6)    Cetak tebal.

Ini didapatkan terutama pada mesin “heavy duty” dan efeknya ditimbulkan dengan daisy wheel yang menghantam pita sebanyak dua kali, pukulan kedua sedikit bergeser ke samping sehingga menimbulkan efek citra sangat jelas dan rapi.

7)    Penjajaran (justification).

Margin kanan diratakan secara otomatis.

8)    Garis bawah otomatis.

Sewaktu kata diketik, kata tersebut digaris bawahi secara otomatis, tidak perlu kembali ke depan kata bersangkutan dan mengetik ulang garis bawahnya.

9)    Penempatan di tengah (centering).

Judul dan sebagainya dapat secara otomatis diletakkan di tengah dengan menyentuh sebuah tombol. Fungsi ini terutama ada pada mesin heavy duty.

10) Tabulasi decimal.

Kolom angka decimal dapat dibariskan secara otomatis pada titik decimal.

11) Tombol setengah spasi.

Gerakan dengan setengah spasi, jadi koreksi kesalahan ejaan dengan menyisipkan huruf yang terlewatkan dapat dilakukan.

12) Pengumpan kertas otomatis.

Ini adalah pengumpan otomatis lembaran kertas ke dalam posisi yang sudah ditentukan sebelumnya. Kertas pun siap untuk diketik.

13) Tombol pengulang otomatis.

Bila tombol tetap ditekan, maka karakter yang sama akan terus diketik.

14) Penggeser mundur kereta otomatis.

Setiap kali akhir baris dicapai, roda huruf secara otomatis berpindah kebaris berikutnya. Pengetikan tidak perlu dihentikan karena karakter yang diketik disimpan di dalam memori penyangga (buffer memory) pada mesin dan kemudian diketikan kereta sudah berada pada posisinya di baris berikutnya.

15) Inden blok.

Satu blok kertas atau paragraf dapat secara otomatis diinden (dimulai beberapa ketikan dari margin kiri) sehingga meningkatkan mutu penyajian.

16) Memori formulir.

Tata letak formulir dapat disimpan dengan menekan sebuah tombol, posisi dapat digerakkan dengan cepat ke atas, ke bawah dan ke samping, suatu keistimewaan yang sangat berguna untuk formulir yang sudah dicetak sebelumnya.

17) Tabulasi garis vertikal.

Bila beragam terjadi dari satu posisi tabulasi ke posisi tabulasi yang lain, maka garis vertikal dapat dicetak secara otomatis.

Komponen-Komponen Mesin Ketik Elektronik

1)    Pita Mesin Ketik

Sebagian besar mesin ketik dapat menggunakan pita dari berbagai pabrik dan harga sangat bervariasi. Dewasa ini, kebanyakan mesin ketik dengan bola huruf menggunakan jenis pita yang sama. Dalam memilih pita sebaiknya anda memeriksa harga dari penyalur yang berbeda untuk mendapatkan harga yang masuk akal. Pita kain lebih ekonomis, tetapi mutu pengetikannya lebih rendah. Pita film karbon yang memberikan cetakan kualitas tinggi semakin banyak digunakan.

2)    Kertas Sinambung

Bila formulir rutin yang panjang seperti faktur harus diisi juru ketik, banyak waktu yang dihabiskan untuk menyisipkan kertas karbon dan memasang formulir ke dalam mesin. Persiapan ini dapat sangat dikurangi dengan penggunaan kertas sinambung. Alat tambahan dapat dipasang pada kereta mesin ketik untuk mengambil sejumlah formulir yang tercetak pada lembaran yang panjang yang biasanya dilipat secara zigzag. Formulir yang berurutan dengan demikian diumpankan ke dalam mesin hanya dengan memutar silinder. Bagian belakang dari aslinya dan aslinya semua kecuali salinan yang terakhir dilapisi dengan karbon atau sebuah alat tambahan yang memungkinkan lembaran kertas karbon atau pita digunakan berulang-ulang dengan menariknya ke bawah pada perangkat formulir berikutnya setelah setiap pengetikan diselesaikan. Anda juga dapat menggunakan kertas yang mengandung zat kimia yang menghasilkan salinan tanpa memerlukan kertas karbon.

Mesin Ketik Elektronik yang Dihubungkan dengan Komputer

Mesin ketik dapat dihubungkan dengan komputer mikro sehingga berfungsi sebagai pencetak (printer) atau terminal masukkan (input terminal). Sebagian besar pabrik mesin ketik menyediakan fasilitas ini, tetapi anda sebaiknya memiliki jenis huruf yang sesuai.

Microwriter hanya memiliki enam tombol dan berukuran 9 x 4 inci. Tombol-tombolnya terpasang sedemikian rupa sehingga sesuai untuk digunakan untuk jari-jari pada satu tangan. Pada bagian atasnya terdapat peraga kristal cair 14 karakter dan pada masing-masing ujungnya terdapat soket untuk dihubungkan dengan TV atau monitor, pencetak, tape-recorder dan adaptor listrik. Untuk memperoleh huruf atau angka, dua tombol harus ditekan sekaligus. Untuk mendapatkan tanda baca dan perintah pengolahan kata terdapat empat tombol shift. Memori sekitar 8 KB dan dapat menyimpan sekitar 5 halaman naskah ketik berukuran A4. Kecepatannya sekitar 50 kata per menit. Hubungan TV (TV interface) diperlukan untuk memperagakan hingga 24 baris teks sekaligus dan hingga 60 karakter pada setiap baris.

Ini merupakan sistem fortabel yang berguna dan dapat digunakan orang tanpa perlu bersusah payah jika aturannya dikuasai.

B.   Mesin Hitung Elektronik (Electronic Calculating Machine)

Mesin hitung elektronik selain memiliki fungsi yang sama seperti mesin hitung manual/listrik, yaitu untuk melakukan operasi hitung ( +, –, x, : ) juga dapat melakukan perhitungan-perhitungan lainnya (khusus) dalam bidang matematika, statistika maupun perhitungan-perhitungan bisnis.

Ciri-Ciri

1)    Tenaga penggerakannya menggunakan sinar matahari, baterai dan listrik.

2)    Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.

3)    Hasil perhitungan (output) cepat dan mudah dilakukan.

4)    Bentuk kecil dan ringan.

Jenis-Jenis Mesin Hitung Elektronik

1)      Berdasarkan Tenaga Penggerakannya

a.    Solar powered calculator

Pengoperasiannya dengan cara membuka tutupnya dan bila tidak dioperasikan, tutuplah.

b.    Solar/battery powered calculator

Pengoperasiannya dengan baterai/sinar matahari.

c.    Battery powered calculator

Pengoperasiannya dengan baterai.

d.    Battery/electric powered calculator

Pengoperasiannya dengan baterai kering atau listrik.

e.    Electric powered calculator

Pengoperasiannya dengan tenaga listrik.

2)      Berdasarkan Bentuk dan Ukurannya

a.    Card calculator

Bentuknya kecil, tipis dengan tombol rata dengan permukaan.

b.    Wallet calculator

Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup lapisan seperti dompet.

c.    Hand calculator

Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup plastik seperti kantong.

d.    Semi desktop calculator

Bentuk besar dipergunakan di atas meja.

e.    Desktop calculator

Bentuk besar dan dipergunakan di kantor-kantor.

3)      Berdasarkan Penggunaannya

a.    Financial/bussiness calculator

Memuat tombol (ombo) yang spesifik untuk perhitungan bisnis atau finansial.

b.    Scientific calculator

Memuat tombol yang spesifik untuk perhitungan matematis.

c.    Office calculator

Dipergunakan di kantor-kantor.

4)      Berdasarkan Penampilan Hasilnya

a.    Non pointing calculator

Hasil perhitungannya hanya tampak pada display.

b.    Printing calculator

Hasil perhitungan tampak pada display dan tercetak pada kertas hitung.

5)      Berdasarkan Kemampuan Operasinya (Banyaknya Digit)

a.    Mulai dari 8, 10, 12, 14 dan 16 digit

C.   Mesin Pencatat Transaksi Kas (Cash Register)

Cash register ini merupakan mesin pencatat transaksi kas, biasanya dipergunakan di toko-toko atau super market.

Ciri-Ciri

1)    Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.

2)    Tenaga penggeraknya menggunakan listrik.

3)    Bisa dipergunakan (tipe tertentu) untuk menampakkan nama barang pada display.

4)    Bisa digabung dengan cash register lain atau dengan komputer.

5)    Bisa digunakan 1-8 kasir dengan pencatatan terpisah.

6)    Memiliki 1-30 departemen pada satu mesin.

Jenis-Jenis Cash Register

1)    Berdasarkan Sistem Operasinya

a.    Cash register terdiri sendiri (stand alone).

b.    Cash register yang dapat digabung dengan cash register lainnya.

c.    Cash register satu kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk (Local Area Network).

2)    Berdasarkan Banyaknya Departemen

a.    Cash register kecil (1-8 depertemen).

b.    Cash regsiter sedang (10-20 departemen).

c.    Cash register besar (lebih dari 20 departemen).

3)    Berdasarkan Banyaknya Kasir (Operator)

a.    Cash register untuk 1 kasir.

b.    Cash register untuk 4 kasir.

c.    Cash register untuk 8 kasir.

Contoh Komponen-Komponen Mesin Cash Register Merk TEC MA 215-20

1)    Layar belakang (untuk pembeli)

a.    (-)

Untuk operasi RTN MOSE (return merchandise), pengembalian barang yang telah dijual.

b.    Z

Untuk operasi (Z – ), dan (Z + ) yaitu berupa discount/potongan harga dalam %.

c.    TXBTL

Untuk operasi TXBTL (taxable total), penjumlahan harga jual ditambah pajak.

d.    ST

Untuk operasi subtotal.

e.    TL

Untuk operasi total.

f.     CG

Untuk operasi change due, pemberian uang kembali.

g.    SHORT

Untuk operasi shortage, jumlah pembayaran lebih kecil dari harga barang.

2)    Layar depan (untuk operator)

Memuat 11 angka dan 10 lampu pesan yaitu:

a.    Delapan angka di bawah AMOUNT, menunjukkan besarnya transaksi.

b.    Tiga angka di depan (di bawah PLU), menunjukkan kode PLU (Price Look Up).

c.    Angka kedua dan ketiga dari depan di bawah DPT menunjukkan kode departemen.

d.    Angka ketiga dari depan (RPT) menunjukkan perhitungan ulang antara departemen atau PLU.

e.    SLP Operasi validation slip, (mencetak lembar validasi).

f.     ALM Operasi alarm, berfungsi jika terjadi kesalahan tujuh lampu lainnya   sama dengan lampu belakang.

3)    Keyboard

Pada papan kunci ini terdapat kelompok tombol fungsi, tombol angka dan tombol departemen.

4)    Laci Uang (Cash drawer)

Memuat petak-petak untuk meyimpan uang (dikelompokkan) berdasarkan kelompok uang sejenis (ratusan, ribu dan seterusnya).

5)     Mode Kunci (mode lock)

a.    Kunci reg, dipergunakan oleh kasir.

b.    Kunci x, dipergunakan oleh pembatu/ koordinator kasir.

c.    Kunci NA dipergunakan oleh manajer (untuk mencocokkan uang yang ada di kas dengan jumlah uang yang tertulis pada kertas hitung). (OFF – REG – X –Z)

d.    Kunci set, dipergunakan oleh programmer (OFF – SET).

6)    Kunci kasir (elerk lock)

Memuat 4 kasir dan untuk tiap kasir memiliki anak kunci (satu lubang untuk dua kasir).

7)    Kunci On- Off (receipt on-off switch)

Pada posisi on, transaksi tercetak pada bukti penerimaan (kertas receipt) dan kertas jurnal. Sedangkan pada posisi off, transaksi hanya masuk/tercetak pada kertas jurnal.

8)    Kunci tutup pencetak (printer cover lock)

Berfungsi untuk membuka menutup pencetak dengan menggunakan anak kunci.

9)    Tanda terima dan jurnal (receipt and journal)

Kertas jurnal terletak di sebelah kiri dan dipotong untuk diberikan pada pembeli, sedangkan kertas jurnal di sebelah kanan untuk mengetahui transaksi kas.

10) Tutup pencetak (printer cover)

Komponen keyboard (Cash Register Merek TEC MA 215-20).

Komponen Keyboard Cash Register Merek TEC MA 215-20

1)  RCPT Kunci Penampilan Jumlah Penerimaan, kunci ini digunakan untuk menampilkan hasil penjualan (jumlah transaksi kas) caranya: letak RCPT tanpa memasukkan angka.

2)  RTN Kunci pengembalian barang (Returned Merchandise Key), berfungsi untuk mengurangi transaksi kas karena ada barang yang dikembalikan oleh pembeli.

3)  X Kunci pengali (Multiplication Key), berfungsi untuk mengalikan jumlah barang dengan harga barang.

4)  Kunci penghapus item (Item Correct Key), berfungsi untuk menghapus transaksi terakhir yang tercetak pada register.

5)  Kunci PLU (Price Look Up), berfungsi untuk memasukkan jumlah dalam register dengan harga yang telah diprogramkan dengan kode PLU.

6)   Kunci angka untuk memasukkan nilai angka berupa harga, jumlah dan nomor kode PLU. Sedangkan titik desimal berfungsi untuk memasukkan angka desimal.

7)    Kunci koreksi (Clear Key), berfungsi untuk membatalkan pemasukan angka sebelum menekan kunci fungsi lain.

8)    Kunci Pencetak Validasi (Validation Key), berfungsi untuk mencetak jumlah transaksi.

9)    Kunci kertas tanda terima (Receipt Feed Key), berfungsi untuk memajukan kertas.

10) JF Kunci kertas jurnal (Journal Feed Key), berfungsi untuk memajukan kertas jurnal (untuk audit).

11) Kunci tanda dan no sale (Non Add Key & No Sale Key), berfungsi untuk mencetak tanda (nomor langganan, kartu kredit) dan untuk mengetahui jumlah uang dalam laci.

12) Kunci potongan harga (Amount Discount Key), berfungsi untuk mengurangi jumlah potongan harga dari total penjualan.

13) Kunci persen potongan harga (Percent Discount Key), berfungsi untuk mengurangi potongan harga dalam % dari total penjualan.

14) Kunci jumlah kredit (Credit Total Key), berfungsi apabila pembayaran dengan kartu kredit.

15) Kunci setoran di luar transaksi, berfungsi untuk memasukkan uang persediaan kas bukan karena transaksi penjualan.

16) Kunci pengambilan uang kas, berfungsi untuk mengurangi uang dalam kas di luar transaksi.

17) Kunci penerimaan cek (Cheque Tender Key), berfungsi untuk memasukkan jumlah pembayaran dengan menggunakan cek.

18) Kunci jumlah sementara (Sub Total Key), berfungsi untuk memperoleh jumlah sementara.

REFERENSI

Anonim. 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen. https://ilmuadministrasi.wordpress.com/. Diakses 07 Maret 2015 (08:00)

Anonim. Tahun tidak tercantum. Mengoperasikan Alat Hitung Cash Register. http://idkf.bogor.net/yuesbi/e-DU.KU/edukasi.net/Bisnis/Alat.Hitung.Cash.Register/. Diakses 06 Maret 2015 (18:00)

Malik, Muhammad. 2014. Ciri-Ciri Mesin Ketik Elektrik. http://mesintikku.blogspot.com/2014/09/ciri-ciri-mesin-ketik-elektrik.html. Diakses 06 Maret 2015 (18:30)

Anggita, Diva. 2014. Pengertian dan Cara Penggunaan Mesin Ketik Elektrik. http://divaanggita.blogspot.com/2014/02/pengertian-dan-cara-penggunaan-mesin_8.html. Diakses 06 Maret 2015 (18:43)

Dadank. 2010. Multimedia. http://dadank27.blogspot.com/2010/08/alat-hitung.html. Diakses 06 Maret 2015 (19:01)

Anonim. 2015. Print Shop. http://s136.photobucket.com/user/stevenc8/media/P1020247.jpg.html. Diakses 06 Maret 2015 (19:10)

Anonim. Tahun tidak tercantum. Mesin Kantor Elektronik (700 x 394 px, coratcoretcantik.blogspot.com). https://www.google.co.id/. Diakses 05 April 2015 (13:00)