PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

   

        

Pengertian Teknologi Perkantoran

Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan-akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia.

Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, komplek, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin-mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.

Jadi teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yang digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

Perkembangan Teknologi Perkantoran

Di era globalisasi, kualitas dan profesionalisme menggunakan peralatan perkantoran merupakan aspek utama dan sebuah tuntunan yang tidak bisa ditawar-tawar ketika seseorang melangkahkan kaki dalam merentas dunia pekerjaan. Butuh keterampilan dan selalu punya kemauan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam mengoperasikan peralatan canggih sebagai alat bantu kerja.

Sejalan dengan lajunya teknologi informasi saat ini, baik berdampak positif maupun negatif, tentunya kita tidak mungkin bisa mengelaknya. Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat dan peralatan (mesin) kantor yang dipergunakan semakin canggih, melaju ke arah efisiensi kerja (job efficiency). Maka sewajarnyalah kita mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil yang optimal sesuai bidangnya masing-masing.

Peranan Teknologi Perkantoran

Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor (perkantoran)” yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi), dimana pekerjaan kantor ini meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, ketik-mengetik, pembukuan ringan, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work), (dalam Drs. Soewarno Handayaningrat, 1990:2).

Dewasa ini masalah yang dihadapi oleh manajer administrasi lebih besar karena teknologi baru meningkat, semakin pesat, dan akan menimbulkan perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang lebih baru. Perubahan teknologi mempengaruhi setiap industri, dan gagasan inovatif diperlukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan efektif. Oleh sebab itu, manajemen kantor yang meliputi: pelayanan perolehan informasi, perekaman dan penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan pelayanan komunikasi harus digunakan untuk memacu urusan perkantoran.

Dari uraian diatas jelaslah bahwa peranan teknologi perkantoran dalam proses pengelolahan data atau informasi dewasa ini adalah efisiensi kerja yang menyangkut produktivitas. Ini akan terjadi bila kita selalu mengikuti atau menggunakan perangkat rekayasa teknologi modern, seperti penggunaan perangkat komputer dan sejenisnya. Selain itu, dengan adanya teknologi perkantoran, mulai dari mesin manual, mesin listrik, sampai dengan mesin elektronik, akan membuat pekerjaan kantor menjadi lebih efektif dan efisien, sehingga semua informasi semakin ringkas dan akurat serta dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah pula.   

Dampak Positif dan Dampak Negatif Perkembangan Teknologi Perkantoran

1.    Dampak Positif

Dampak positif dari perkembangan teknologi perkantoran melaju ke arah efisiensi kerja dengan indikasi ditemukannya peralatan yang serba:

·         Elektronik

·         Multi guna

·         Mudah mengoperasikannya

·         Memerlukan tenaga listrik kecil

·         Ukuran fisik semakin kecil

·         Kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi

Dampak positif dari perkembangan teknologi perkantoran dapat dilihat dari beberapa segi, antara lain terhadap:

a)    Tenaga Penggeraknya

·         Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat

·         Disiplin dan gairah kerja naik

·         Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan

·         Pendapatan tenaga kerja meningkat

b)    Prosedur Kerja

·         Semakin mudah

·         Semakin lancar

·         Semakin sederhana (singkat)

·         Semakin cepat selesai (efisiensi kerja)

c)    Hasil Kerja

·         Kualitas produk meningkat

·         Kuantitas produk meningkat

·         Standar mutu tertentu terpenuhi

·         Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat

2.    Dampak Negatif

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut:

·         Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu

·         Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit)

·        Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan

·    Bila terjadi penggantian mesin baru, akan berakibat pada perubahan metode, prosedur, dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja (MK. Alamsyah, 1991: 17-18)

·  Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya

·   Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya

Jenis-Jenis Mesin Kantor

Mesin kantor (office machine) adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memerlancar aktivitas kantor.

Ada beberapa jenis mesin kantor, dilihat dari:

1.    Tenaga Penggeraknya

a.    Mesin manual: Mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

b.    Mesin listrik: Mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik.

2.    Cara Kerja Komponennya

a.  Mesin mekanik: Mesin yang rangkaian komponen bergerak pada waktu operasi. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual maupun dengan tenaga listrik.

b.  Mesin elektronik: Mesin dengan rangkaian komponen elektronik. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan tenaga listrik.

3.    Fungsinya

a.    Mesin pencatat data/informasi, contoh:

·         Mesin dikte (dactating machine)

·         Mesin tulis (typewriter)

·         Mesin penomor (numbering machine)

·         Asahan pensil (pencil sharpener)

b.    Mesin penghitung data/informasi, contoh:

·         Mesin penjilid (binding machine)

·         Pembuka surat (letter opener)

·         Pemotong kertas (paper cutter, guillotine)

·         Hecht machine (stapler)

·         Pencatat uang kas (cash register)

c.    Mesin pengolah data/informasi, contoh:

·         Mesin jumlah (adding machine)

·         Mesin hitung (calculating machine)

·         Komputer

d.    Mesin penggandaan data/informasi, contoh:

·         Mesin stensil (stencil duplicator)

·         Mesin spirtus (spirit duplicator)

·         Mesin foto kopi

·         Mesin perekam sheet (sheet cutter, scanner)

·         Mesin offset

·         Mesin cetak lainnya

e.    Mesin pengirim (pendistribusian) data/informasi, contoh:

·         Telepon dan interphone

·         Teleprinter

·         Telegraf, facsimile (telecopier)

·         Telenote

·         Teletex

·         Vidio tex

·         LAN (Local Area Network)

f.     Mesin penyimpan data/informasi, contoh:

·         Mikrofilm

·         Mikrofotografi

·         Penghancur kertas (paper shredder)

·         Pelubang kertas (punch card machine)

Selain ke enam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman.

a.    Mesin pengaman

·         CCTV (Close Circuit Television)

·         Pengaman data

·         Mesin penyimpan uang (brankas)

·         Peti uang (cash box)

b.    Mesin penyaman

·         Kipas angin (FAN)

·         Air Conditioner (AC)

·         Loudspeaker

·         Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)

·         Air Curtain (tirai udara)

·         Vacum Cleaner

REFERENSI

Edwar, Muhammad. 2010. Teknologi Perkantoran. Surabaya : Unesa University Press.

Anonim. 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen. https://ilmuadministrasi.wordpress.com/. Diakses 07 Maret 2015 (08:00)

Rininda. 2013. Teknologi Perkantoran “Mesin-Mesin Kantor”. rininda.blogspot.in/2013/06/teknologi-perkantoran-mesin-mesin-kantor.html. Diakses 27 Maret 2015 (08:30)

Hanafi, Githa. 2013. Makalah Teknologi Perkantoran. githahanafi.blogspot.in/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html. Diakses 27 Maret 2015 (08:35)

Anonim. Tahun tidak tercantum. Dunia Teknologi Informasi (400 x 323 px, blog.ub.ac.id).  http:www.search.ask.com/. Diakses 02 April 2015 (20:00)