OTOMATISASI PERKANTORAN (OFFICE AUTOMATION)

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran atau juga disebut Office Automation adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Tujuan otomatisasi kantor adalah untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapakan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi perkantoran dapat memberikan kemampuan antar manager untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

Secara umum otomatisasi perkantoran dianggap sebagai salah satu cara untuk mengingktakan produktivitas, yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik, serta mampu menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. Kenyataannya otomatisasi perkantoran tidak hanya digunakan khusus untuk orang-orang di dalam kantor saja, melainkan untuk semuanya dan biasanya otomatisasi perkantoran digunakan oleh semua orang dalam memudahkan komunikasi.

Kategori Pemakai Otomatisasi Perkantoran

1)    Manager : bertugas mengelola sumber daya perusahaan terutama dalam hal SDM.

2) Profesional : biasanya tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya.

3)  Sekretaris : bertugas dalam menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4) Pegawai Administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirimkan surat.

Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran

1)    Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2)  Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3)      Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4)    Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

5)     Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi perkantoran dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Otomatisasi Perkantoran dapat meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1)    Meminimalkan/Penghindaran Biaya

Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2)    Pemecahan Masalah Kelompok

Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

3)    Pelengkap Bukan Pengganti

Otomatisasi kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.

4)    Penggabungan dan Penerapan Teknologi

Misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, satelit, dan lain-lain.

5)    Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor

Produk otomatisasi kantor memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

1)    Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat.

2)    Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar.

3)    Memerlukan sedikit tempat menyimpan data.

4)    Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal.

Dampak Positif Otomatisasi Perkantoran

1)    Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

2)    Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin.

3)    Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.

4)Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, progammer dan rekayasa software.

5)    Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu.

6)    Lebih sedikit pekerjaan.

Dampak Negatif Otomatisasi Perkantoran

1)    Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”.

2) Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer, dan sebagainya.

3)    Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.

4)    Implikasi terhadap pemberi pekerjaan.

5)    Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

6)    Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.

7)    Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Contoh Implementasi Otomatisasi Perkantoran

Contoh salah satu penggunaan otomatisasi perkantoran yang terkenal saat ini adalah penggunaan video conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Video conference ini sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di suatu tempat.

Telekomunikasi

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan telekomunikasi, bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:

1)    Komunikasi Satu Arah (Simplex)

Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : pager, televisi, dan radio.

2)    Komunikasi Dua Arah (Duplex)

Dalam komunikasi dua arah (Duplex) pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : Telepon dan VOIP.

3)    Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex)

Dalam komunikasi semi dua arah (Half Duplex) pengirim dan penerima informasi berkomunikasi secara bergantian namun tetap berkesinambungan. Contoh : Handy Talkie, FAX, dan Chat Room.

Untuk bisa melakukan telekomunikasi, ada beberapa komponen untuk mendukungnya yaitu:

1)    Informasi : merupakan data yang dikirim/diterima seperti suara, gambar, file, tulisan.

2)    Pengirim : mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim.

3)    Media transmisi : alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima. Karena dalam jarak jauh, maka sinyal pengirim diubah lagi (dimodulasi) dengan gelombang radio, kemudian diubah menjadi gelombang elektromagnetik dan dipancarkan dengan alat bernama Antena, agar dapat terkirim jarak jauh.

4)    Penerima : menerima sinyal elektromagnetik kemudian diubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan yang dikirimkan.

Dalam mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim, ada dua cara pengiriman yang dipakai, yaitu:

1.   Sinyal analog, mengubah bentuk informasi ke sinyal analog dimana sinyal berbentuk gelombang listrik yang kontinue (terus menerus) kemudian dikirim oleh media transmisi.

2.    Sinyal digital, dimana setelah informasi diubah menjadi sinyal analog kemudian diubah lagi menjadi sinyal yang terputus-putus (discrete). Sinyal yang terputus-putus dikodekan dalam sinyal digital yaitu sinyal "0" dan "1".

Dalam pengiriman sinyal melalui media transmisi, sinyal analog mudah terkena gangguan terutama gangguan induksi dan cuaca, sehingga di sisi penerima sinyal tersebut terdegradasi. Sementara untuk sinyal digital tahan terhadap gangguan induksi dan cuaca, selama gangguan tidak melebih batasan yang diterima, sinyal masih diterima dalam kualitas yang sama dengan pengiriman.

Personal Computer (PC)

Komputer  pribadi (PC) adalah sebuah komputer yang dirancang untuk penggunaan umum oleh satu orang. PC pertama kali dikenal sebagai mikrokomputer karena PC adalah komputer yang lengkap tapi di bangun pada skala yang lebih kecil.

Jenis-jenis personal computer (PC) adalah sebagai berikut:

Desktop

Komputer Desktop adalah sebuah PC yang tidak dirancang untuk mudah dibawa (portabilitas). Tujuannya jelas agar anda mengatur (set) komputer di lokasi permanen. Desktop lebih baik dari PC dalam hal "power" dan penyimpanan (storage).

Laptop

Laptop sering juga disebut notebook adalah komputer portabel yang mengintegrasikan layar, keyboard, perangkat penunjuk (mouse, trackball), prosesor, memori dan hard drive yang semua dayanya disuplai dari baterai.

PDA

Personal Digital Assistant (PDA) komputer terintegrasi yang sering menggunakan flash memory daripada hard drive sebagai media penyimpanannya. Komputer ini biasanya tidak memiliki keyboard, tetapi menggunakan teknologi layar sentuh (touch screen) untuk masukan (input) pengguna. Versi komputer jenis ini yang sedikit lebih besar dan lebih berat adalah Handheld Computer (komputer genggam).

Workstation

Workstation sebenarnya adalah sebuah komputer desktop yang memiliki prosesor yang lebih kuat, memori tambahan dan peningkatan kapabilitas.

Server

Sebuah komputer yang dirancang dan telah dioptimalkan khusus untuk menyediakan layanan (service) untuk komputer lain. 

Mainframe

Pada era awal berkembangnya teknologi komputasi, komputer mainframe berukuran sangat besar bahkan dapat mengisi seluruh ruangan. Sekarang Mainframe tidak sebesar dulu (contoh berat minimum mainframe jenis IBM System z10 Enterprise adalah 1,25 Ton dan berat maksimum 2,3 Ton) dan masih digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar untuk pengolahan jutaan transaksi/lintas data setiap harinya.

Mini Computer

Istilah Minicomputer sudah jarang digunakan, sekarang biasa disebut dengan Mid-Range Server. Kekuatan dari komputer jenis ini masih di bawah Mainframe.

Super Computer

Jenis komputer ini biasanya menghabiskan biaya yang sangat mahal. Pada sebagian besar jenis dari komputer ini, super komputer terdiri dari gabungan beberapa komputer yang mempunyai kinerja tinggi yang bekerja secara paralel sebagai sebuah sistem tunggal. Superkomputer yang paling terkenal saat ini adalah Superkomputer Cray.

Tablet

Laptop

Macam-Macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan menggunakan teknologi komputerisasi dalam perkantoran, hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat digunakan.

1)    Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumen tersebut.

Word Processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik, dicetak maupun dikirim menggunakan email.

Jenis aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen kantor adalah Ms. Word. Namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata yang dapat digunakan secara gratis adalah Libre.

2)    Surat Elektronik (e-mail)

Surat elektronik atau yang sering dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut dapat digunakan secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan oleh Yahoo.

Adapun beberapa manfaat e-mail diantaranya adalah seperti berikut ini:

a.    E-mail dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal.

b.    Dengan e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat cepat.

c.    Dapat mengirim kepada lebih dari satu orang dengan saat bersamaan.

d.    Dapat mempermudah komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia.

e.    Digunakan untuk berlangganan informasi tertentu secara periodik.

Beberapa fungsi e-mail dalam alat komunikasi diantaranya adalah:

a.    Alat komunikasi yang mudah, murah dan cepat.

b.    Dapat mengirimkan file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya.

c.    Dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus secara bersamaan.

d.    Dapat digunakan untuk mengirimkan surat atau ucapan selamat kepada keluarga di kampung halaman atau di luar negeri.

e.    Dalam bidang bisnis, untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen penting.

3)    Voice Mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.

4)    Kalender Elektronik

Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi. Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. 

5)    Konferensi Audio (Audio Conferencing)

Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon konferensi merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konferensi audio adalah sebagai berikut:

a.    Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio tergolong standar

b.    Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon

c.    Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6)    Konferensi Video

Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konferensi video dapat dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konferensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah Skype.

7)     Web Conference

Web conference atau biasa juga disebut webinars adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.

Untuk menjalankan web conference biasanya menggunakan aplikasi (software) khusus yang disediakan oleh provider web conference dengan cara berlangganan, dan memanfaatkan teknologi internet khususnya TCP/IP connection.

Berbeda dengan video conference, untuk melakukan web conference cukup menggunakan perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat multimedia yang memadai seperti webcam, microphone dan speaker, serta koneksi internet. Dengan fitur yang lebih banyak, perangkat web conference lebih sederhana dibanding video conference biasa. Web conference banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.

8)    Faxsimile

Fax merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit.

9)    Slide Presentase

Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang  pegawai dalam melakukan presentase. 

10)  Pencitraan (Imaging)

Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan Scanner. Dengan menggunakan scanner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan yang cukup luas, dapat diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lalu merubah ke dalam bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat mencetaknya menggunakan printer.

11) Aplikasi Pengolah Angka

Aplikasi pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan. Aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi Libre. 

REFERENSI

Anonim. 2014. Hakekat Otomatisasi Perkantoran. https://agensosisfalah.wordpress.com/2014/09/01/hakekat-otomatisasi-perkantoran/. Di akses 19 Maret 2015 (21:30)

Fepy. 2013. Otomatisasi Perkantoran. http://fepy1202.blogspot.com/2013/01/otomatisasi-perkantoran.html. Diakses 19 Maret 2015 (21:04)

Dino, Anugerah. 2014. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html. Diakses 19 Maret 2015 pukul (20:05)

Lss, Simamora. 2014. Pengantar Administrasi Perkantoran ; Otomatisasi Kantor/Office Automation (OA). http://smkdamosgue.blogspot.com/2014/11/pengantar-administrasi-perkantoran.html. Diakses 19 Maret 2015 (19:10)

Anonim. 2015. Telekomunikasi. http://id.wikipedia.org/wiki/Telekomunikasi. Diakses pada 20 Maret 2015 (20:00)

Wulanda, Winda. 2013. Komputer Pribadi (PC). http://windawulanda.blogspot.com/2013/01/komputer-pribadi-pc.html. Diakses 20 Maret 2015 (07:00)

Anonim. Tahun tidak tercantum. Pengertian dan Definisi dari Email. http://www.g-excess.com/pengertian-dan-definisi-dari-email-e-mail-adalah.html. Diakses 21 Maret 2015 (20:30)

Anonim. 2014. Mengenal Jenis-Jenis Telekonferensi. http://www.kongkow.com/blog/read/mengenal-jenisjenis-telekonferensi. Diakses 21 Maret 2015 (20:40)

Mo2ntutoria. Tahun tidak tercantum. Otomasi Perkantoran. https://mo2ntutorial.wordpress.com/mata-kuliah/otomasi-perkantoran/. Diakses 27 Maret 2015 (08:24)